Опубликовано

  • 04.07.2016
  • в 11:42 ДП
  • Георгий

Как быстро заполнить грамоты и другие документы WORD с помощью инструмента СЛИЯНИЕ

4


Июл4

ya

Евгений Голодов, 

научный сотрудник Научно-исследовательского центра

внедрения информационно-образовательных технологий

 

Многие из нас сталкиваются с тем, что учащимся, их родителям нужно выдать большое число грамот, благодарственных писем и т.п.

Как правило, это отнимает у учителя много времени. 

Алгоритм таких действий обычно у всех примерно одинаковый:

  • Создаем шаблон грамоты
  • Методом копирования и вставки заполняем шаблон на одного ученика из списка
  • Печатаем грамоту
  • И повторяем пункты 2-3 для всех учащихся из списка.

Все это занимает довольно много времени. Вероятность испортить красивые бланки довольно большая.

Для грамоты на одного учащегося нужно скопировать и вставить примерно четыре поля, каждый раз переходя из одного окна в другое или добирать данные вручную.

gramota

Пример фрагмента шаблона грамоты (красным цветом выделены поля, которые нужно заполнять для каждого учащегося).

Данный процесс можно ускорить если для заполнения шаблона использовать инструмент «слияние», который расположен на вкладке «Рассылки» текстового редактора MS Word.

Рассмотрим процесс создание грамоты помощью инструмента «Слияние» более подробно.

Для создания данного шаблона нам необходимо выполнить следующие действия:

  1. Создать шаблон грамоты в MS Word
  2. Создать таблицу с данными на каждого учащегося в MS Excel
  3. Выполнить процесс слияния
  4. Настроить поля
  5. Вывести грамоты на печать

Процесс создания шаблона я описывать не буду, так как шаблон вы можете взять любой и подготовить его самостоятельно таким каким он вам нужен.

Рассмотрим следующие действия на примере шаблона грамоты, представленного на первом рисунке.

Красным цветом выделены поля, которые необходимо вводить для каждого учащегося. 

Для автоматизации процесса заполнения мы создадим в программе MS Excel  таблицу с данными (такую таблицу лучше заранее раздать учителям которые формируют списки учащихся для выдачи грамот, чтобы они заполнили ее и тогда вам останется только настроить поля при слиянии документов).

При создании таблице в первой сроке указываем названия полей

gram1

 

После заполнения таблицы, ее необходимо обязательно закрыть, дать название.

Когда шаблон и список готовы, переходите к процессу слияния. Для этого открываете шаблон в программе Ms Word и переходите в меню «Рассылки»

gram2

Нажимаем на стрелочку справа от надписи «Начать слияние» и выбираем пункт «Пошаговый мастер слияния»

gram3

В правой части вашего документа откроется окно «Слияние»

gram4

Необходимо нажать на ссылку «Этап 1 из 6», затем на ссылку «Этап 2 из 6».

gram5

Мастер «Слияния»

После выполнения этих действий вы окажетесь на закладке «Этап 3 из 6». Далее нажимаете  кнопку «Обзор» и выбираете файл с таблицей с данными для заполнения шаблона.

gram6

Третий этап мастера «Слияние» пошаговая инструкция.

После того как вы открыли файл с данными, приступайте к расстановке полей в шаблоне. Для этого выделяем поочередно поля которые выделены были в шаблоне красным цветом.

gram7

gram8

gram9

Входите в пункт «Вставить поле слияния» и выбираете нужное вам поле

gram10

Вставка полей в шаблон.

После того, как вы вставите в шаблон все поля, документ примет вид, представленный на рисунке.

gram11

Вид документа после вставки полей.

Теперь нажимаем на кнопку Просмотреть результаты и с помощью кнопок навигации просматриваем грамоты

gram12

Вид документа после включения режима «Просмотреть результаты».

Для печати всех грамот одновременно или заданного диапазона необходимо нажать на кнопку «Найти и объединить»  и выбрать пункт «Печать документов».  В появившемся окне выбираем вариант действий, например выведем на печать диапазон грамот с 1 по 3

gram13

Выводим данные на печать

gram14

Указываем диапазон для вывода на печать

Данным шаблоном можно пользоваться многократно.

Только помните, что при каждом открытии программа будет запрашивать у вас выполнить запрос к данным, на запрос необходимо ответить утвердительно.

gram15

Запрос на доступ к данным из таблицы MS Excel

Надеюсь данный материал поможет вам сократить временные затраты при работе с подобными документами.

 


Почитайте еще:


    Отзывы:
    Как быстро заполнить грамоты и другие документы WORD с помощью инструмента СЛИЯНИЕ

    1. Юлия:

      Очень необходимая статья! Большое спасибо!

    2. Татьяна:

      Спасибо большое!!!!

    3. Ирина:

      Большое Спасибо! получилось, буду использовать на только для для грамот, но и для других документов.

    4. Лариса:

      Классно! Спасибо за предложенную идею и подробные инструкции!

    Оставьте ваш отзыв:
    Как быстро заполнить грамоты и другие документы WORD с помощью инструмента СЛИЯНИЕ

    Дидактор работает на WordPress, тема FREEmium Theme.