5 способов, Как отправить скан документа по электронной почте с компьютера

Анастасия Шестерикова

Проверять тетрадки ― давно не единственная обязанность учителя. Даже на каникулах педагогам требуется заполнить отчёты, затем переслать оцифрованные оригиналы и только потом попытаться отдохнуть. Поэтому отправка документации не должна быть сложной и запутанной. Рассмотрим несколько почтовых клиентов, онлайн-сервисов, а также приложений, которые поставляются вместе со сканерами.

Сотрудница компании AMS Software Анастасия Шестерикова делится пятью способами отправки сканированных документов по электронной почте с вашего компьютера. Он продемонстрирует все варианты: от браузера до принтера.

Подготовка к отправке

На что обратить внимание перед отправкой:

Размер файла

Существуют ограничения на размер вложений в электронные письма, но это значение не фиксированное. Для Gmail и Mail.ru разрешён объем 25 МБ, для Яндекс Почты — 30 МБ, а для сервиса Mail Drop (служба Apple) — 5 ГБ. Если превысить ограничение, отправляемый документ может автоматически добавиться на облачный диск (он по умолчанию предоставляется владельцам аккаунтов Google, Mail.ru, Яндекса и Apple), но с большей вероятностью письмо не будет доставлено. Причем иногда ни отправителю, ни получателю не приходят никакие уведомления об ошибке.

Чтобы избежать подобных проблем, лучше не отправлять на пересылку электронные документы размером больше 20 МБ.

Количество вложений

Не во всех почтовых клиентах есть опция, которая позволяет сразу скачать все вложения. Также адресат может случайно просмотреть часть документов или те затеряются среди других материалов на компьютере.

Поэтому желательно прикреплять одно вложение. Например, поделиться методическими указаниями, договором и актом сдачи-приемки как одним многостраничным ПДФ.

Формат пересылаемых документов

Отсканированные материалы можно сохранять в графических форматах (JPEG, PNG, TIFF и других), а также в виде текста или PDF. Изображения точно повторяют содержание оригинала, но занимают много места. Кроме того, без дополнительной обработки из них, как и из любых снимков, невозможно скопировать текст, а каждый лист сохраняется в отдельно, что неудобно.

Текстовые форматы (TXT, RTF, DOC, DOCX) занимают меньше всего места. Их можно редактировать без предварительной обработки и конвертации — все нужные преобразования выполняются автоматически. Результат, скорее всего, потеряет оформление исходных бумажных материалов, таблицы, иллюстрации, подписи, схемы и прочую графику. Также в них не будет подписей и пометок, сделанных от руки.

Преобразование обычно производится с помощью софта сканера (многофункционального устройства, или МФУ). Такое ПО может допускать много ошибок. Вам придется исправлять их вручную.

PDF компенсирует недостатки двух предыдущих вариантов. Формат поддерживает многостраничную структуру документов. Он занимает меньше места, чем изображения, но уступает по этому показателю текстовым файлам. PDF не меняет оформление и содержимое оригинала. Однако изначально в них не работает поиск и копирование текста. Проблема решается обработкой при помощи технологии оптического распознавания символов (OCR).

Таким образом, PDF — более удобен. Чтобы ещё сэкономить место (опционально — защитить рабочий документ паролем), его можно запаковать в архив: через WinRAR, 7-Zip, встроенный инструмент операционной системы или другое приложение. Однако если вы предварительно не запускали OCR (оптическое распознавание текста), архивация не даст заметного эффекта.

Как сканировать документ с принтера на ноутбук и отправить на электронную почту?

Оцифруйте бумагу перед отправкой. Посмотрите подробные инструкции о том, как сканировать в PDF, в отдельной статье. Рекомендуем ознакомиться с ней, прежде чем переходить к следующим этапам. Правильно выставленные настройки могут в несколько раз уменьшить размер скана. При этом в нем будут доступны опции копирования и быстрого поиска.

Как отправить сканированный документ по электронной почте простейшим способом?

Для работы с электронным ящиком часто используются специализированные клиенты (приложения). Они изначально встраиваются в операционную систему или устанавливаются отдельно.

Outlook

Программа от Microsoft. Долгое время она была стандартным компонентом Windows. Сейчас её можно скачивать самостоятельно или использовать веб-версию во вкладке браузера. Интерфейсы десктопного приложения и онлайн-сервиса похожи.

Как отправить скан документа по электронной почте с компьютера:

Запустите Outlook и кликните «Новое сообщение».

Введите электронный адрес получателя, тему и текст письма.

Чтобы прикрепить цифровое вложение, нажмите кнопку со значком скрепки. Можно прикреплять ссылку на материалы, которые хранятся на открытом сервере в интернете, или добавлять свои (опция «Обзор этого компьютера») с диска ПК.

Чтобы отправить письмо, воспользуйтесь одноимённой кнопкой.

Thunderbird

Бесплатный почтовый клиент, который часто предустанавливается в Linux. Также существуют версии для macOS и Windows. Функционал и интерфейс у них одинаковый.

Как отправить скан одним файлом с принтера на электронную почту:

Откройте Thunderbird (бесплатный клиент электронной почты, новостных лент, чата и календаря с открытым исходным кодом, который легко установить и настроить) и нажмите «Создать».

Введите получателя, тему сообщения и текст.

Кликните «Вложить» и прикрепите PDF.

Отправьте готовое письмо с помощью кнопки наверху слева.

Приложение Почта для macOS

Встроенная программа для компьютеров и мобильных устройств Apple. Также доступна как часть облачной системы iCloud.

Как через сканер отправить документ на электронную почту:

Откройте сервис или приложение «Почта» и создайте новое сообщение.

Заполните разделы с адресом e-mail, темой и текстом сообщения.

Кликните иконку скрепки и добавьте ПДФ.

Нажмите кнопку со стрелкой, указывающей вверх, чтобы отправить письмо адресату.

Используем для отправки браузер

Почтовые сервисы позволяют отправлять сообщения через специальный раздел на официальном сайте. В этом случае потребуется только соответствующая учетная запись, браузер и соединение с интернетом. Вам не придется скачивать и устанавливать какой-либо другой софт на компьютер.

Gmail

На главной странице Google нажмите «Почта».

Кликните «Написать».

Укажите в соответствующем поле e-mail, введите тему и текст сообщения.

Кликните кнопку со скрепкой и прикрепите PDF.

Отправьте готовое сообщение.

Яндекс Почта

На сайте Яндекса кликните по значку конверта.

Напишите новое сообщение.

Заполните пункты с адресом получателя, темой и основным текстом.

Кликните по скрепке, чтобы загрузить вложение.

Отправьте сообщение.

E-mail.ru

Войдите в раздел с почтой на сайте Mail.ru и напишите новое письмо.

Укажите e-mail получателя, тему и напишите сопровождающий текст.

Прикрепите файл вложения.

Отправьте созданное письмо.

Как отправить всё одним файлом

Чтобы получатель не запутался и не пропустил важную информацию, вложения стоит отправлять единым файлом. Здесь на помощь придет редактор PDF, например, PDF Commander. Это простое и удобное приложение от российских разработчиков. В нем легко разобраться без специальной подготовки.

Как отправить отсканированные документы одним файлом по электронной почте:

Запустите редактор и выберите «Объединить в PDF».

Импортируйте нужные документы. Можно загружать не только ПДФ, но и текстовые и графические материалы.

Кликните «Объединить файлы».

При необходимости внесите правки, например, удалите лишние страницы или добавьте новый текст. Когда закончите, сохраните результат через меню «Файл».

Перешлите готовый документ любым из способов, о которых мы рассказали в статье.

Отправление электронных файлов сразу с принтера

Производители сканеров и МФУ выпускают собственное ПО для своего оборудования. Оно не может похвастаться богатым функционалом, но подойдет, если вы не можете установить другой софт, перед тем как сделать скан документа на компьютере с принтера и отправить на почту. Стоит помнить, что эти программы привязаны к конкретным производителям и даже моделям сканеров. Иными словами, если у вас устройство от Epson, вы не сможете использовать приложение от Brother. Проверить совместимость по моделям можно на официальном онлайн-ресурсе производителя.